La crise du Covid19 rebat les cartes de l’événementiel. Depuis le 29 février, de nombreux événements ont été reportés ou tout bonnement annulés face aux interdictions de rassemblement. Si la rencontre physique n’est temporairement plus envisageable, les salons virtuels offrent une belle alternative aux organisateurs, exposants et visiteurs.
Les salons virtuels ne datent pas d’hier. Apparus dans les années 2000, ils permettent de transposer tous les éléments de l’événement dans un environnement numérique. Il existe de nombreuses sociétés qui proposent cette prestation, basées dans plusieurs pays : Canada, USA, Maroc… En France, les sociétés 3D at Home et Expopolis, présentes toutes deux depuis une dizaine d’années, sont les têtes d’affiche du salon virtuel.
À quoi ressemble un salon virtuel ? L’idée est de plonger le visiteur dans un environnement numérique reproduisant l’univers du salon. Stands, conférences, espace de networking… on y retrouve tous les espaces classiques du salon. Des vues 3D, souvent retravaillées, servent d’habillage. Le contenu intégré, notamment sur les stands, est très varié. On y retrouve des vidéos, des plaquettes commerciales, des photos, des fiches produits… Côté interactions, les chats et la visioconférence permettent les échanges entre visiteurs, exposants et intervenants.
Salle de conférence virtuelle conçue par Expopolis
Pour l’organisateur, la mise en place de la plateforme est le moment clé, le montage du salon virtuel. La solution proposée par 3D at Home permet à l’organisateur une prise en main rapide de la plateforme. Il choisit le design de son événement et peut ensuite proposer aux exposants de personnaliser leur espace stand. Expopolis, eux, ont parié sur la modularité. À leur proposition standard peuvent s’ajouter des fonctionnalités pré-définies ou bien développées à la demande, si besoin. La société prend en charge l’architecture personnalisée de la plateforme et laisse ensuite le soin à l’organisateur et aux exposants d’y intégrer leurs éléments de communication.
En dehors du salon virtuel, les annonceurs peuvent tout à fait envisager de mettre en place un stand virtuel, disposant des mêmes fonctionnalités et contenus. Madison Communication a d’ailleurs accompagné son client, le Groupe FG Design, dans cette démarche en 2017. À l’occasion du salon Heavent Paris, le Groupe FG Design proposait la visite de son stand virtuel, accompagné d’un dispositif « Live » sur les réseaux sociaux. L’occasion de valoriser son offre auprès d’un plus large public, entre le physique et le virtuel.
Stand virtuel du Groupe FG Design à l’occasion du salon Heavent Paris 2017
Pourquoi se lancer dans l’aventure du salon virtuel ?
L’outil numérique présente de nombreux atouts pour les organisateurs. En premier lieu, les outils intégrés aux plateformes de salons virtuels permettent de générer des leads. Les statistiques et informations collectées lors des visites sont précises et détaillées. L’organisateur ou bien l’exposant peuvent également définir en amont quelles informations ils souhaitent recueillir auprès du visiteur.
La formule virtuelle est aussi un facteur de gain de ressources. Elle ne demande pas de déplacement, que ce soit pour l’exposant ou le visiteur. Le nombre de collaborateurs mobilisés durant le salon est également beaucoup moins important que pour un salon classique. Cependant, 3D at Home comme Expopolis ne considèrent pas que le salon virtuel puisse remplacer les rencontres classiques.
Pour Thibault Van der Auwermeulen, co-fondateur d’Expopolis, le salon virtuel facilite le parcours visiteur.
« Combiner les rencontres physiques et virtuelles permet au visiteur d’avoir une continuité dans sa visite du salon. Les stands qu’ils n’aura pas eu le temps d’aller voir lors de l’événement physique, peuvent être visités en virtuel. »
« C’est un outil facilitateur de rencontres mais il ne remplace pas la rencontre physique. Pour s’engager dans la construction d’un événement virtuel, il est important de bien réfléchir aux besoins des visiteurs et des exposants. » souligne Raphaël Pomarès, dirigeant associé de 3D at Home.
Les rencontres virtuelles peuvent difficilement se substituer à un événement physique, lorsqu’il s’agit de faire apprécier des produits gastronomiques, par exemple.
« La rencontre virtuelle est particulièrement adaptée lorsque le visiteur est à la recherche d’informations ou de conseils, comme dans le cadre des salons professionnels, par exemple. »
Stand présent sur le Salon virtuel de la Franchise conçu par 3D at Home
Enfin, dernier point positif pour les événements virtuels : leur impact écologique réduit. Les émissions de CO2 seront toujours présentes mais à une échelle réduite. Pour preuve, l’exemple du Sommet Virtuel du Climat accompagné par 3D at Home. En optant pour la solution virtuelle, ils ont estimé leurs émissions de CO2 à 3,7 tonnes. Selon leurs calculs, elles auraient été 20 fois plus élevées avec une rencontre classique.
Avec la crise du Covid19, une accélération
« La crise du Covid19 a donné une impulsion aux rencontres virtuelles. » observe Thibault Van der Auwermeulen.
Une impulsion qui pousse également les entreprises et les organisateurs à adopter des stratégies différentes face à la solution numérique.
Les sociétés Livestorm, Plezi et Crisp ont, par exemple, lancé en quelques semaines la solution Saloon, dédiée aux conférences en ligne. L’idée est de proposer aux entreprises de maintenir le lien avec leur potentiels clients tout en valorisant leurs expertises. Principalement axées autour du marketing, les conférences prennent la forme de webinar, consultables ensuite en replay.
D’autres font le pari d’une immersion poussée. Pour son édition 2020, impossible à maintenir en version physique, le salon Laval Virtual a pris le parti de créer un environnement 3D centré autour de l’interactivité, le Laval Virtual World. Le visiteur y créé un avatar le représentant et a la possibilité de visiter le salon, d’assister aux conférences ou encore d’établir des rencontres en face to face dans des espaces privés… par le biais de son double 3D. Le visiteur dispose également d’un chat public pour échanger avec les autres visiteurs. L’environnement de réalité virtuelle présente un côté ludique, proche des jeux vidéo de simulation de vie, comme le désormais célèbre Animal Crossing. Preuve en est, la présence d’easter egg déposés dans l’environnement, tel un clin d’œil au visiteur.
Salle de conférence du Laval Virtual World
La situation inédite provoquée par la crise du Covid19 a accéléré la demande en termes de virtualisation des événements. À l’heure ou le déconfinement est sur toutes les lèvres, le monde des salons et de l’exposition se retrouve en pleine réflexion pour pouvoir proposer aux visiteurs comme aux exposants d’être accueillis dans des environnements sécurisés. Réinventer les événements devient un impératif, le salon virtuel sera sans doute un maillon de chaîne à intégrer aux rencontres du monde d’après.
Stand, salon, conférence, webinar, Assemblée Générale virtuelle… Madison Communication, agence de communication digitale responsable, peut vous accompagner dans cette plongée virtuelle.
Leave a comment